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内部規程で未策定が多い「スマートデバイス管理規程」等

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スマートデバイスとは、俗にいう「スマートフォン」や「タブレット端末」のことをいいます。

平成26年改正保険業法が施行される前、
保険代理店の皆さん方は保険会社から内部規程の雛形を提供され、
施行ギリギリで慌てて保険代理店名、代表者名の追記した形式的な規程のままで、
その後の業界変化に応じた規程の改定の点においては、
何ら手を付けていないという保険代理店が未だ多く見受けられます。

これまで保険会社から提供されてきた内部規程の雛形に中には、
この「スマートデバイス管理規程」というものはありません。
はじめて耳にした。という方が多いのも事実です。

雛形を提供されたまだその当時は、
スマートデバイスの取扱い、管理方法についてそこまで厳しいルールが存在しなくても、
当局としては、保険募集人個々の判断による一般慣習的な取扱い、管理方法で問題ないという一部見解もありました。しかし、今では携帯電話の人口普及率だけでも130%超え。
要するに一人1台は当たり前で一人2台が当たり前の世の中になりつつあるということです。
そこには、各携帯電話会社の施策、サービスの充実というのもありますが、
保険業界だけで考えると、プライベート用の携帯電話と仕事用の携帯電話をわけて使用させる保険代理店が増えてきた背景もあります。

これまではプライベート用携帯電話にプライベート情報も、
仕事に関するお客さま情報の混在登録が許されていましたが、
平成26年改正保険業法の施行に加え、改正個人情報保護法の施行により、
顧客情報保護管理態勢の整備の徹底が大きくクローズアップされたことで、
金融庁の立入検査でもモニタリングにおいても、
今では必ずといっていいほど、携帯電話の使用状況、
お客さまの情報登録状況の実態確認(現物確認)されるようになりました。

当該保険代理店において、携帯電話またはタブレット端末の取扱いルール、情報登録ルールはどのようになっているのか。
紛失した場合は・・?
故障した場合は・・・?
私有(個人)携帯電話に会社情報(お客さま情報)を登録させる場合において誓約させることは・・・?
では、退職する際の取扱いは・・・?など。

当然といえば当然の質問ですが・・・
当局が細かくに聞いて、指導してくる理由は簡単です。「携帯」電話だからこそです。(タブレットも携帯です)

保険募集人のみなさん、いつも自宅、会社から持ち出していますよね。
態勢整備をしっかりやっている保険代理店の中には、
携帯電話やタブレット端末を持ち出す際は、必ず持出管理簿に記載させることを義務化しているところもあります。
そして、不要な情報が登録されていないか。
会社ルールに基づいた適正な登録状況となっているのかなど、
一週間に1回はチェックしている態勢を整えているところもあります。

でもそこには、何に基づいて・・・
となることから、「スマートデバイス管理規程」などを独自に制定しています。
ただ、別途に「スマートデバイス管理規程」と称したものを策定する必要はありません。
今ある「顧客情報管理規程」または「個人データ管理規程」の中に、
スマートデバイス管理態勢に係る事項を組み込んでも大丈夫です。

弊社では、顧問先代理店さんには、常に業界の変化に対応した最新の規程の雛形を提供しています。
雛形を提供されても難しい・・という方には、別途有償で作成のお手伝いもしています。

スマートデバイス管理態勢で最低限、ルールとして制定が必要な事項は何なのか・・など、
今回は、スマートデバイス管理態勢の話題のみにふれましたが、
この3年間で、最新のベストな規程というものは大きく変化しています。
3年前に保険会社から規程の雛形を渡されたそのままの状態で何も改定していない。
今の時点で最低限規程の中にルール化していなければないけいものは何なのかなど・・・
気になる保険代理店の方は、一度、外部監査を検討されてみてはいかがでしょうか。

特に外部監査を受けることで次年度手数料ポイントが付加される保険会社所属している代理店さんは、
12月以降がチャンスかもしれませんね。