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実態に合った組織図、業務分掌表の策定が大切

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4月に入り、いよいよ明日(4月2日)から新年度の営業を迎える保険代理店も多いと思います。
新年度に合わせた組織の変更、新たな部門の設置や人事異動と、昨年とは違う社内環境がスタートすることと思います。
平成28年5月に改正保険業法が施行されてから来月で丸二年。
施行される当時、代申保険会社の担当者からは・・・
「とりあえず、組織図を作ってください」、「とりあえずこの組織図の空欄に名前を入れてください」といった、
いわゆる形式上の「とりあえず組織図」が出来上がったことと思います。
とりあえず、ここの営業部責任者は社長の名前を入れておこう・・・
とりあえず、ここの事務部責任者も社長の名前にしておこう・・・
とりあえず、こことこことは兼務ということで・・・
そして、提供されたひな形の組織権限規程にその部門の名前を入れておけばいい・・・
何故なら・・・組織図の意味、会社法等、教えてもらったことがないから・・・
おそらく、このような感じで組織図が出来上がっている保険代理店がほとんどではないかと思われます。
(組織代理店として元々機能している代理店は違いますが)

実は今、この組織図が大きな話題になっています。
金融庁、財務局の職員は、立入検査や事業報告書提出後のヒアリングでにおいて、
必ず「組織図」と各部門の業務範囲、責任が明確になった「業務分掌表(業務分掌規程)」の提出をセットで求めてきます。
まず、組織図で作成されている部門が本当に設置されて、しっかりと機能しているのか。
部門の責任者の業務範囲はどこまでなのか。またどのような責任を持たせて、管下従業員の教育、指導を行っているのか。
社長が営業部責任者と兼務となっているが、営業部の管理方法はどのようにしているのか。
(社長が現場プレイヤーである場合、実質の部門管理や実態把握などできないのではないかと疑問視されます)

立入検査やヒアリングにおいては、まず社長や取締役または取締役会による経営管理態勢が問われているのが実情です。
昨今より保険代理店の経営理念や行動指針の浸透が求められているように、企業(組織)代理店である以上、
指揮命令系統や各部門の役割、責任者の明確化など、組織図、業務分掌の策定は保険代理店の運営には欠かせないはずのものだと言われています。
誰が誰に指示を出し、報告を誰にするなのか・・・
この企業(組織)代理店である以上、組織図、業務分掌の機能の実態が伴っていない。と判断された時点で、
ミニマム(最低基準)に抵触となり、指導要件になってしまいます。

いくら現場で、お客さまの意向把握をしっかりして、意向把握シートの対応歴が完璧と評価されるものであったとしても・・・
個人情報の安全管理措置としての持出記録、徹底管理をしていたとしても・・・
実効性ある組織図と業務分掌の策定と組織全体への周知徹底、教育がなされていなければ、「アウト」になります。

弊社の顧問先代理店においては、
新年度での体制(組織)変更の際、必ず組織図、業務分掌、組織規程等の見直しのアドバイスをしています。
出来上がってきた組織図、業務分掌等は、外部監査で顧問先代理店の実態を把握している弊社がリーガルチェックを行い、
場合によっては編集の手伝いをしています。また必要に応じて弊社の顧問弁護士との連携で対応をしています。
そこまでする必要がある組織図と業務分掌表です。といっても過言ではないと思います。

新年度スタートする保険代理店の皆様、一度作ったら終わりの組織図ではなく、
「実態にあった組織図」の見直しをされてみてはいかがでしょうか。
「形式上」で存在している時代では、なくなってきています。