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意向把握シートの見直し

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顧問先の保険代理店を毎月訪問する中、
「これまでの意向把握シートを改良したので、内容を確認してもらえますか?」
「募集人の事務手間を少しでも省きたいので、別のこのシートの項目を意向把握シートに組み入れても問題ないですか」など、
意向把握シートの改良について相談が多くなったように思えます。
しっかりPDCAが有効機能しているからこそ、このような相談が出てくると考えます。

先日訪問した顧問先代理店においては、いかに募集人の事務手間が省けて、
かつ募集人が顧客に対して聞き漏れ、確認漏れを起こさないためには・・・を考えながら、毎週のように意向把握シートを改良しています。
と言われた方もおられます。

意向把握シートの内容を確認してみると、例えば損保シートについては、
①(個人)自動車保険 / ②(個人)傷害保険 / ③(個人)火災保険 / ④(個人)賠償責任保険
⑤(法人)自動車保険 / ⑥(法人)傷害保険 / ⑦(法人)火災保険 / ⑧(法人)建設工事保険・組立保険
などと個人・法人区分は以前からされていましたが、保険種目毎にシートを改良されていました。

特に代理店独自の工夫と評価できるところが、
シートの上部に「□高齢者/□障がい者/□電話募集/□乗換契約/□郵送契約/□代理人契約」の区分チェック欄を設け、
またその次段に「□新規/□継続/□変更/□保険会社切替」の区分チェック欄まで・・・

さらには、障がい者の方への対応漏れや、適正な対応ができるようにと、
「配慮が必要な事項: □特になし/□視力/□聴力/□言葉/□理解力/□判断力/□その他」などの区分チェック欄もありました。

このようにシートの上段に区分チェック欄を設けることで、募集人の募集・対応入口意識を自覚させることに繋がりますし、
意向把握シートをチェックする管理責任者も一目で高齢者の対応の募集モニタリング等がし易くなります。

その他、この顧問先代理店もそうですが、従来の意向把握シートを改良する際、
高齢者対応記録欄(同席者の有無、続柄、年齢等)も一緒に組み込むされる顧問先代理店も多くなってきています。
意向把握シートは必ず改良されていくものです。
しっかりPDCAが回っているからこそ、募集人の意見をくみ取り、もっと使いやすいように・・・
また毎日チェックする側の管理責任者も、もっとチェックしやすいように・・・と考えるものだと思います。

金融庁、財務局の検査でも聞かれています。
「この意向把握シートは保険会社提供のものですか。独自で作成されたものですか」
「これまで何度かシートを改良されたことありますか」
「募集人意見など聞きながら改良されましたか」など・・・

独自の意向把握シートを使って募集しているから大丈夫。
意向把握シートにしっかり書かせているから大丈夫。
このようにお考えの方は、一度、募集人の皆さんから意見を聞くことも必要な時期かもしれませんね。
意見を聞いたら、必ず議事録に残しておくことをお忘れなく・・・