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個人情報の取扱いルールの明確化

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保険会社の本店監査時に個人データ管理台帳の整備不備、棚卸記録の整備不備、廃棄記録の整備不備と、
指摘を受ける保険代理店が増えているという話を耳にします。
またさらに某生命保険会社は、日々の設計書や申込書の印字ミス等の廃棄記録まで残すようにと、
かなり細かな指摘をしている会社もあります。
(実態は・・・金融庁は現時点ではそこまで厳格な整備は求めていないようですが・・・)

実際、当社が実施する外部監査においても、
個人データ管理台帳はあるが、棚卸記録、廃棄記録はないという保険代理店を多い実態があります。
形式上、個人データ管理台帳を備え付けているが、
実態は台帳通りに保管、管理されていないケースも多く見受けられます。

昨年5月に改正個人情報保護法が施行され、個人情報の取扱いがさらに厳格化されました。
しかしながら、日々多くの個人情報を取扱う保険代理店業界においては、まだまだ浸透していないのが現実のようです。
保険を通してお客さまを守る立場でありながら、
個人情報という面からはまだまだお客さまを守るという意識が薄いとも言えます。
監査実施時において、未だに個人情報の定義を誤認または理解できていない募集人も多いのも実態です。
昨今、個人情報の漏洩は大きな問題であり、保険代理店経営と信用を揺らがす事案の1つです。
社内で改めて、個人情報の定義・保管ルールや持出ルールを社内研修で周知確認し、
社員のデスク、引き出し等の整理をされて見られてみてはどうでしょうか。

本来持っていてはいけないような個人情報が出てくるかもしれません。。。
告知書の写、診断書の写、印影が載った口座振替控など、
昔ながらの感覚で未だに保管している方も目にします。
(その場合はすぐに破棄またはルール通りの保管をしてください!!)

改正保険業法が施行されて2年半、改正個人情報保護法が施行されて約1年半。
保険代理店として転換期を迎えている2018年。
『保険屋さん』⇒『金融サービス業』へ転換していくためにも個人情報取扱いの厳格化・明確化は必須です。
大きな事故が起きてからでは手遅れですので、保険代理店のリスクマネージメントの1つと捉えて実行されてはいかがでしょうか