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内部規程に基づいた年1回の監査を外部委託へ

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先日、損保系の代理店主より体制整備の相談を受けた時のひとコマです。
LH「体制整備の取組みの現状を教えていただけますか?」
店主「毎年、保険会社数社の監査を受けてきて評価結果はAだったり優良をもらっているので、ある程度は大丈夫だと思っていますが、内部規程は保険業法が施行される前に保険会社からの雛形を編集しただけのものだから、規程については少し不安かな・・・」
LH「当時に作成されて以降、この数年で何かまた変更した点とかありますか」
店主「いや・・・当時のままですよ」
LH「方針はどうですか?勧誘方針とか年度毎に見直したり、更新していますか」
店主「見直し?勧誘方針とか普通、一度作成したらそれでいいんじゃないですか。見直しの必要性あるんですか?」
LH「勧誘方針は、お客さまに対する販売、勧誘の仕方に対する考え方、あり方(勧誘方針)を示したものになるので、本来の意味では毎年振り返りが必要になりますね(また今年も同じ考え方でいくのか、それとも変えていくのか・・・)。これは勧誘方針に限らず、各種方針すべてにいえるものです」
店主「保険会社の監査で今まで何も言われたことなかったから、知らなかった。確かに考え方、あり方の振り返りといわれると、推奨販売方針は見直しますよね・・・」
LH「振り返った結果、仮に今年も前年と同じ方針内容でいく。としても、新たにいつからいつに対する方針なのか・・をお客さまに明確に呈示する意味のうえでも、日付の記載は必要ですね。(振り返っている証跡のひとつにもなります)
LH「ちなみに、受けられてきた保険会社の監査の実態はどんなですか?」
店主「監査時間は大体1時間半から2時間くらいが多いですね。でも、驚くことにほとんどのところが保険会社より指示のあった事前準備の資料の具体的中身の確認はなく、大丈夫ですね・・・特に問題ありません。と言われます。先日の某生命保険会社の監査では、体制整備の取組も問題ないですので、この調子で次はFD宣言に取組みましょう。と言われれたことには流石に驚きました」
LH「●●社長、自社の内部監査はされていますか?」
店主「日々の業務に追われて忙しいため実施していませんね・・・規程には毎年実施すると書いていますが」
LH「規程に定めている内部監査が実施できていない。となると、財務局検査において実際には、社内ルールが遵守されていない。ということになり、それが指摘、改善事項となるんですよ。今この内部監査が実施されていない実態がある中で、保険会社が監査でA評価、優良評価を判定すること自体が問題視されているんです」
店主「規程に書いていることが実行されていなければ、指摘、改善事項になる。ということは、業務に追われてしていない・・では済まされない。ということですよね。例えばうちは内部監査の代わりに、外部のリーガル・ホールディングスさんに年1回でも監査を受けて課題を洗い出ししてもらって、改善を図っている。という置換えでも問題ない。ということになりますか?」
LH「全然、問題ないですよ。自社で監査をする。としても何をどう監査するのか、どこまでやれば〇で、どこまでしなければ✖になるのかの境もわからないでしょうし。店主が監査の計画、項目を決めることさえも時間がとられることになりますからね。いわゆるここが私たちの専門分野と考えてもらって大丈夫ですので。」

という流れで、今回は外部監査のご依頼と内部規程、方針の変更作成委嘱をいただくこととなりましたが、
2019年関東財務局の保険代理店モニタリング・アンケートには点検と監査について明確な定義づけがされています。
実施の状況と監査の所要時間、具体的な監査項目、更に改善・組織の共有まで詳細な報告を求めています。
まずは点検と監査が異なる内容であることの理解が必要だと思います。
改正保険業法の施行から3年半という時間の流れにおいて、形式的な取組みは通用しなくなりました。
来年早々には、3年前に実施された財務局による100店ヒアリングの対象となった保険代理店30店程度に、その後の体制整備の取組の変化と募集人教育の実効性の有無を目的としたモニタリングが実施される予定との情報が入ってきています。
「手数料ポイントがもらえるから外部監査を依頼する・・」というポイントありきではなく、
「規程のルールに基づいた監査が実施できる体制が確保できないため外部に依頼する」または、
「募集品質を高めてお客さまから選ばれる保険代理店になるために外部に依頼する・・・」ことを考えてみてはいかがでしょうか。