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保険代理店監査における個人情報管理

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当社の代理店監査において1番最初に実査する事は、
代理店事務所内の法令検査と事務所内の個人情報整備検査です。
法令検査とは、文字の通り事務所内の各法令に基づいた掲示物等の整備状況および内容の適切性を確認する事です。
個人情報整備検査とは、事務所内のデスク・パソコン・キャビネット等の整理状況・管理台帳との突合確認をする事です。
多くの保険代理店において、法令検査は保険会社の監査においても見られている事なので抵抗は無い様子ですが、
個人情報整備検査には必ず驚かれます。それは、全従業員の方のデスク内を点検するからです。
先日も、店主の方から「抜粋で数人だけ点検するのではなく、本当に全員の机の中を見られるんですね。」と言葉がありました。普段、自社で整理整頓の状況を点検している保険代理店でも共有のキャビネットは点検している様子ですが、さすがに個々のデスクや鞄の中身について詳細に確認はした事無いと言われます。

でも、本当にその点検で大丈夫でしょうか。

当社の監査において不適切としてよく発覚するものは・・・
①交付していない申込書のお客様控
②振込入金の領収証
③告知書のコピー
④小銭等
などです。
正直、未だにこの様な物が事務所内に存在しているのかと驚くこともあります。
しかし、仕方のない事かもしれません。それは、今まで指摘を受けた事が無い事、デスク内は自分以外が見ることが無く無法地帯である事、保険会社の検査においても現場実査をする事無く、「問題ありません」と形式的評価しかされていない事、そして1番の問題は・・・そもそも保険会社の検査担当者が不適切物が何か知らない事です。
また、個々のデスク内が整理整頓出来ていないという状況は、顧客対応においても不適切な対応や手続き漏れなどが発生または埋もれていると疑う必要があります。
金融庁、財務局の検査においても、入検の際に1番最初に見られるのは、キャビネット・個々のデスク・営業鞄・ゴミ箱の中です。そして募集人個々の対面検査では募集人が使用している手帳の中身まで確認される実態があります。
検査で発覚した場合は、「しまった」では収まらず処罰の対象となり、検査期間も予定より長くなります。
そうならない為にも、年末を迎えようとしているこの時期、是非、クリーンアップデーと題して、社内保管の不適切物について再理解をしてもらい、全員のデスク内など整理整頓してみてはいかがでしょうか。