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コロナ禍でも金融庁・財務局検査で問われているもの

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2019年末頃からコロナ禍と言われる時代になり、保険業界でも非対面、リモートという言葉をよく耳にするようになり、保険会社の代理店臨検もリモートで行われることが主流になってきたことから、何となく体制整備の取組が形式上のままであったり、業務品質の追求が後回しにしている保険代理店が多くなっていると思われます。
中には、「このコロナ禍だけに財務局も検査の動きはしないはず・・・」と変な安堵感を持った経営者もいるようですが・・・

実は、今年の3月後半から4月中旬にかけて保険代理店への立入検査が実施されました。(顧問先代理店さんには既に4月にお知らせした通り)
立入検査時の必ず提出を求められる資料の中に代理店概要書・質問表がありますが、流石に改正保険業法の施行から5年が経過すると概要書・質問表の内容もより詳細で、裏付けその根拠となる理由等を記載するようになっています。
例えば・・
●取締役会以外の会議体の名称、構成メンバー、開催頻度、議事録等管理の状況(会議体を設置していない場合はその理由を記載のこと)
●常務に従事する取締役の職務執行状況として、取締役全員が職務を執行しているか。一部の取締役によって執行しているか。執行していない取締役の役員報酬の支払いの状況(職務執行していない取締役についての理由を記載のこと)
●内部監査部署を設置状況(設置していない場合はその理由を記載のこと)
●営業・募集スタイルの形態として、
新規募集形態(対面型〇%、非対面型〇%、非接触型〇%
更改募集形態(対面型〇%、非対面型〇%、非接触型〇%)
乗換募集形態(対面型〇%、非対面型〇%、非接触型〇%)
●比較推奨販売方針の見直し頻度、見直し基準や理由及び選定方法について損保、生保それぞれに記載のこと
●テレワーク(リモートワーク)に関する社内規程、マニュアルの整備状況(整備していない場合はその理由を記載)
●テレワーク(リモートワーク)に伴う情報セキュリティ対策を踏まえてマニュアル等の整備状況(整備していない場合はその理由を記載)
●新型コロナウィルス感染症対策を踏まえた業務継続計画の整備状況(整備していない場合はその理由を記載)
●テレビ会議システム等を通じた非接触の方式(疑似対面)による保険募集状況(対象顧客及び募集等時のプロセス及び電磁的方法による書面の提供等について記載のこと)
●テレビ会議システムを通じた非接触の方式(疑似対面)による保険募集等に関するマニュアル等の整備状況(整備していない場合はその理由を記載)
●顧客本位の業務運営方針を採択、公表している理由やきっかけ(採択、公表し泣いていない場合はその理由を記載)
●顧客本位の業務運営原則2~7に示されている内容の採択、対応状況(すべての原則を採択しない理由や代替策について記載)
●顧客本位の業務運営原則の実践、定着状況の把握、確認方法、頻度等(具体的に記載のこと)
●募集人の育成、資質向上を図るための教育、管理、指導状況(コンプライアンスや保険商品別に頻度、教育時間、教材、講師等を具体的に記載)
●内部管理態勢の有効性の検証等の方法(具体的に記載)
●変額保険及び外貨建て保険等の投資性商品の保険契約者に対するトラブル未然防止、フォローアップ、早期発見に資する取組み、適切性等の検証等の方法(具体的に記載)
・・といった感じて今ここの挙げたものは代理店概要書・質問表のごくわずかです。(実際は全部で25ページにわたっています)
概要書の後半は、やはり新型コロナウィルスによる募集対応、それに係る社内ルールの制定、整備が細かく問われています。
未だにお客さまとのリモート募集において、接続確認から何を画面共有して、何を電磁的記録として残さなければならない。といった独自のマニュアルを整備している代理店はまだまだ少ない状況のようです。
募集人任せで、安易にPCやタブレットを使ってWeb会議システムに接続するお客さまとの保険募集は検査でも指摘・課題事項となっています。また、乗合代理店でありながら、保険会社のコンプライアンスマニュアルの備付のみで、自社独自のマニュアルを整備していない。ことも指摘・課題事項になったようです。
今のこのコロナ禍の時代になったからこそ、再度、社内規程、マニュアルの見直し、再整備が必要な良い機会といえます。
※当社においては自社独自の業務コンプライアンスマニュアルや、リモート募集時のマニュアルの作成もしていますので、是非、ご相談ください。